Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Surat keterangan termasuk salah satu jenis surat yang paling banyak di buat karena isi surat keterangan umumnya menyangkut aktivitas manusia. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh organisasi sehingga surat keterangan selalu bersifat resmi. Jadi, tidak ada istilah surat keterangan pribadi atau surat keterangan yang dikeluarkan oleh perseorangan. Bila perseorangan akan memberi keterangan tertulis dalam bentuk surat, surat itu disebut surat pernyataan.
Ditinjau dari segi isi dan derajat kepentingannya, surat keterangan dapat dibedakan atas dua macam, yaitu:
1. Surat keterangan yang tergolong biasa, dan
2. Surat keterangan yang tergolong penting, seperti:
• Surat referensi
• Surat pernyataan
• Surat rekomendasi
Tolak ukur untuk membedakan antara kedua macam surat keterangan tersebut di atas memang semata-mata terletak pada sifat isi dan derajat kepentingan surat keterangan yang dibuat. Derajat kepentingan itu sendiri diukur dengan melihat dampak yang akan timbul akibat dikeluarkannya surat keterangan tertentu. Bila akibat yang timbul akan berdampak luas dan ”serius”, maka surat keterangan itu sebagai surat keterangan biasa.
Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang perbedaan antara surat keterangan biasa dan surat keterangan penting, berikut ini diberikan contoh masing-masing. Surat keterangan tentang kedudukan seseorang sebagai anggota suatu organisasi biasa, keterangan sebagai karyawan suatu instansi, dan keterangan sebagai mahasiswa suatu perguruan tinggi dapat digolongkan sebagai keterangan biasa, sedangkan keterangan tentang kesehatan (yang mendetail), keterangan tidak terlibat organisasi terlarang, keterangan belum pernah dihukum, dan keterangan pengalaman kerja dapat digolongkan sebagai keterangan penting.
Di dalam surat keterangan biasa, pejabat yang menerangkan tidak perlu mencantumkan data pribadinya. Pejabat yang menerangkan dapat langsung menuliskan jabatannya. Tetapi, untuk keterangan yang tergolong penting, pejabat yang menerangkan juga harus mencantumkan data pribadinya, paling tidak harus mencakup: nama, pangkat/golongan, pekerjaan/jabatan.
2. Isi Surat Keterangan
Pada dasarnya isi pokok surat keterangan adalah sebagai berikut:
1. Data pribadi pihak yang menerangkan,
2. Data pribadi pihak yang diterangkan,
3. Isi keterangan,
4. Tujuan keterangan tersebut dikeluarkan,
5. Penutup, umumnya berisi imbauan atau harapan agar pihak ketiga maklum.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat keterangan:
a. Obyek yang diterangkan dalam surat keterangan adalah pihak kedua (yang meminta) yang merupakan pihak yang menjadi anggota sebuah komunitas. Mungkin komunitas sekolah, badan usaha, lembaga, atau instansi yang dimintai surat keterangan.
b. Sifat keterangan dalam surat keterangan adalah tidak rahasia karena surat tersebut diminta sendiri oleh dan diberikan kepada yang bersangkutan, sehingga yang bersangkutan dapat membaca dan mengetahui isinya.
c. Isi keterangan tentang keadaan seseorang atau sesuatu, dan biasanya hanya disebutkan hal-hal yang umum saja. Jadi dalam surat keterangan biasanya tidak disebutkan kebaikan atau keburukan sesuatu yang diterangkan. Bedakan dengan rekomendasi dan referensi.
3. Manfaat Surat Keterangan
Surat keterangan mempunyai beberapa manfaat berikut ini:
a. Bagi pihak yang meminta, surat keterangan berfungsi sebagai dukungan moral karena isinya menguatkan keadaan dirinya.
b. Bagi pihak yang memberi, surat keterangan berfungsi sebagai sarana memberikan informasi kepada pihak-pihak yang terkait. Misalnya surat keterangan mengajar, surat asal-usul komunitas, dan lain-lain.
c. Bagi pihak yang terkait (pihak ketiga), surat keterangan berfungsi sebagai alat untuk mengetahui identitas, dan keterangan pokok mengenai seseorang atau sesuatu yang disebutkan di dalamnya. Pada akhirnya surat keterangan dapat dipergunakan sebagai bahan pertimbangan diterima atau tidaknya orang tersebut dalam komunitasnya. Misalnya, surat keterangan kelakuan baik, surat keterangan sehat, surat keterangan lulus, dan lain-lain.
4. Bagian-bagian dan Penyusunan Surat Keterangan
Secara garis besar surat keterangan mempunyai tiga bagian pokok:
a. Kepala surat keterangan, terdiri atas:
1) Kop surat pada umumnya, biasanya dibuat lengkap beserta alamatnya,
2) Kata petunjuk berupa kata ”SURAT KETERANGAN” yang biasanya ditulis simetris dengan huruf kapital,
3) Nomor surat biasanya ditulis di bawah kata SURAT KETERANGAN.
b. Tubuh/isi surat keterangan, terdiri atas:
1) Pernyataan kesungguhan pihak yang menerangkan,
2) Identitas pihak yang diterangkan, berupa nama, tempat/tanggal lahir, alamat dan lain-lain penjelasan tentang keadaan umum orang tersebut sesuai dengan jenis keterangan yang disampaikan.
3) Klausa penutup, berupa harapan dapat dimanfaatkannya surat tersebut.
c. Kaki surat keterangan, terdiri atas:
1) Tempat dan tanggal dikeluarkannya surat,
2) Identitas penanggung jawab,
- Jabatan penanggung jawab,
- Tanda tangan dan nama terang,
- NIP, nomor anggota, atau sejenisnya,
- Cap/stempel.
Surat Keterangan Biasa
Surat keterangan biasa adalah surat keterangan yang di berikan kepada seseorang dalam kedudukannya sebagai warga masyarakat di tengah-tengah kesibukan sehari-hari, misalnya keterangan sebagai mahasiswa, keterangan sebagai anggota organisassi biasa, keterangan sebagai karwayan instansi
Berkaitan dengan istilah surat keterangan biasa, ada baiknya diterangkan secara khusus di sini tentang surat keterangan yang tampaknya agak istimewa karena menyangkut uang yaitu surat keterangan bank. Sebenarnya kedudukan surat keterangan bank sama saja dengan surat keterangan sebagai mahasiswa atau karyawan. Terbitnya surat keterangan bank diawali oleh permintaan dari seorang nasabah kepada bank tempat dia menjadi nasabah ( bandingkan dengan surat keterangan sebagai mahasiswa yang diminta oleh mahasiswa dari pimpinan lembaga tempat ia tercatat sebagai mahasiswa ).
Surat keterangan bank di perlukan oleh nasabah yang akan berurusan dengan pihakkedua, misalnya untuk mengikuti tender. Atas dasar permintaan nasabah itu, pihak bank nmengeluarkan surat keterangan bank yang ditujukan kepada pihak yang memerlukan keterangan bahwa si A, misalnya benar tercatat sebagai nasabah bank tertentu. Pada halaman-halaman berikut akan disajikan contoh surat permintaan keterangan bank dan contoh surat keterangan bank.
Di dalam surat keterangan biasa, pejabat yng menerangkan tidak perlu dicantunkan data pribadinya. Pejabat yang menerangkan dapat langsung menulis jabatannya. Jika dirasa perlu, dapat juga mencantumkan data pribadi pejabat yang menerangkan paling tidak mencangkup nama, pangkat / golongan, pekerjaan / jabatan.
Pada dasarnya isi pokok surat pernyataan keterangan adalah sebagai berikut :
1. Data pribadi atau jabatan pihak yang menerangkan
2. Data pribadi pihak yang diterangkan
3. Isi keterangan ( menerangkan apa )
4. Tujuan surat keterangan dibuat ( untuk keperluan apa keterangan )
5. Penutup, umunya berisi imbauan atau harapan agar pihak ketiga dan pihak yang berkepentingan memaklumi isi surat yang dimaksud.
Untuk melihat contoh Surat Keterangan silahkan klik disini
Disusun oleh:
ANGGUN NOVIYANI
EDWARD WYLSMEN
SRI DEVIYANTI
WINDA NOVITA ANDINI
Baca juga :
Contoh Surat Referensi
Contoh Surat Keterangan
Surat Pernyataan
Url : http://ellopedia.blogspot.com/2010/09/surat-keterangan.html
Link : Pengertian Surat Keterangan
